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创业家兄弟电商ERP改导云端版,只花3个月就上线

03-12,IT资讯创业家兄弟电商ERP改导云端版,只花3个月就上线最新消息报导,口袋科技网(http://www.kotoo.com)IT资讯
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抢搭行动网购风潮,创业家兄弟旗下五大主题 EC平台的年营收,从2014年的7亿元,2年内暴增了4倍,订单数每月高达30、40万笔。这也导致ERP系统主机的效能越来越慢,甚至财务人员得加班来枯等ERP系统产出报表。2015年中,创业家兄弟总经理郭家齐决定汰换旧版ERP,不过,离2016年初表定上柜时程只剩半年,若来不及换新ERP来製作财报,恐怕得再延半年才能上柜。

创业家兄弟对ERP系统的需求,跟他们独特的EC平台架构有关。不同于单一入口型购物平台,创业家兄弟改按商品种类,分成5个垂直型产品EC商店,如3C产品、生鲜食品、生活用品等购物服务,网站品牌就区分产品类型,「更可以让消费者了解平台专门销售的产品为何。」不仅如此,创业家兄弟总经理郭家齐表示,垂直分类架构更是提高消费者回购率和广告转换率的关键。但这也让他们ERP系统要记录的网购订单交易笔数暴增。

原本从个人电脑端购物出发的EC用户大多使用PC浏览器消费,占了超过9成营收,但消费者购物装置的使用偏好转向手机,创业家兄弟从2014年时决定将更多的PM及工程师资源投入行动端开发。而郭家齐表示,目前PC端营收仅占了30%,而其余70%,都是靠着App、行动网页。

不只行动App有斩获,郭家齐表示,消费者也逐渐从实体零售转向网路零售,促使创业家兄弟的营收,从2014年的7亿元,在2016年成长到了4倍。但这却是个甜蜜的负荷,快速成长的业务带来更多收入,但也让创业家兄弟后端的资讯系统带来更多负荷。

单机版ERP效能不佳,无法负荷过多资料

郭家齐表示,过去资讯系统都是靠内部工程师开发,而财务会计系统则是採用台厂套装ERP软体,但是随着业务逐渐成长,创意家兄弟也开始寻找合适的云端ERP解决方案。虽然也有提供ERP解决方案的本土厂商,他坦言,「台厂ERP大多用于B2B企业,而不是像创业家兄弟这样的零售业。」

有别于B2B企业多是单价高笔数少的订单型态,创业家兄弟订单每笔金额不高,但整月订单数量累计多达30、40万笔,「资料量也相当庞大」,郭家齐表示,资料量暴增趋势,让单机版的ERP系统运作日渐吃紧。

而负责导入ERP的创业家兄弟产品经理陈宏奕表示,过去採用的台厂套装ERP软体部署在内部主机上,但效能让财务团队相当头痛。他举例,单机软体一次汇入过多笔资料即会让系统当机,因此财务人员除了要浪费时间,枯等系统重启后,还得批次将资料汇入。另外,还有一个问题是无法随需求变动而自行客製开发。

因此,创业家兄弟必须向外寻找解决方案,郭家齐表示,理想的ERP平台,除了要应付电子商务每年大幅度的成长外,「还必须可以跟既有的内部系统整合。」

但是创业家决定重整ERP系统时,2015年已过了一半,距离隔年初上柜的期限,只剩半年不到的时间。郭家齐表示,会计师和券商都建议,创业家想要转移新的财务系统,「得严格要求在2016年1月1日前上线。」他解释,若赶不上这个时间,上柜时间就得延后到2016年中,财务部门发表半年份财报的时候,上柜查核过程才会更顺利。

另外,在选择ERP厂商时,长期与创业家兄弟合作的券商、会计师,也提出了许多建议。陈宏奕举例,旧有单机版ERP时常会发生无法準时产出报表的情况,会计师看到财务系统不稳定的状况后,就提议要选择较有品牌公信力的厂商。

公有云厂商比自建机房还更安全

后来,创业家兄弟决定直接导入云端版ERP,选择採用Oracle Cloud ERP,不再于自家机房内部署单机版本。郭家齐表示,虽然很多企业认为,资料储存在内部资料中心比公有云更安全,但他认为,交给外部大型企业管理,远比自主管理还更安全,不只减少内部IT单位维运系统的负载,也不需要部署专属的ERP维运人力。

「我们对云端技术的接受度很高」,目前创业家兄弟的用户资料,就是储存在AWS公有云,他笑着说:「AWS或甲骨文这样规模的公司,出意外机率比我们小很多。」因此,郭家齐也花了许多心力说服券商及会计师,认可云端版ERP的安全性足够应付业务需求。

另外,新版ERP导入过程中时,会计师也建议须满足相对应的国际会计準则,陈宏奕解释,对云端版ERP的要求更严格,还得要符合多项国际ISO安全认证,如符合一定资安準则、资料传输安全,以及异地备份等要求。

「但是资料的处理,我们仍然非常谨慎」,郭家齐表示,像是消费者的信用卡卡号等私密资讯,创业家兄弟也委託外部的金流厂商处理,内部经手储存的资料,仅有自家的财务资料、用户的寄件地址、交易金额等数据。

3个月就可让云端ERP上线

在创业家兄弟决定导入ERP时,以导入财务模组为主,尤其需要如基本财务参数可选择现金、支票相异的付款方式,或是结清帐务的时间周期,可选择30天、60天等选项。

此外,「因为云端版ERP许多参数可手动设定,导入期仅花了我们3个月。」陈宏奕表示,如此就可以免除客製化的过程,不需要自己花时间客製程式,而细部参数设定则交给外部顾问处理。他表示,一般台湾企业导入ERP系统的时程,往往要花上半年,甚至1年的时间。甚至未来若想新增原本没有提出的新功能,还得另外与厂商沟通需求,「重新上线必须要多花上数个月。」

新版另一个好处是,陈宏奕表示,现在业务系统产生的原始资料,可以直接传送至云端ERP,不需要人工下载后再另外汇入ERP建档。他评估,按照目前的资料成长量,新版ERP系统在3至5年内都还能顺利运作,未来可以升级硬体规格,不过,得透过客服提出升级需求,而不像一般云端服务可直接线上扩充。

另一个不足之处是,陈宏奕表示,Oracle云端ERP没有提供中文介面,得要求员工适应英文操作,报表也无法完全仿效惯用格式,「仍需要调整旧有使用习惯。」

创业家兄弟产品经理陈宏奕表示,Oracle云端ERP没有提供中文介面,得要求员工适应英文操作,报表也无法完全仿效惯用格式,「仍需要调整旧有使用习惯。」

将非核心业务外包,专注团队本业

郭家齐认为,公司内部财务系统的需求,例如产生会计报表,与绝大多数的公司都很类似,「这非创业家兄弟的强项,应该要向外寻求帮助」,而IT团队的职责,只需要把网站系统与云端ERP系统整合即可。

郭家齐表示,在导入新版ERP后,开发团队可以更加专注于核心业务的开发。郭家齐表示,不论是销售系统、App、购物网站及内部管理系统,都是自主开发,「这是我们的强项,也是要投入最多心力的地方。」

成本非最大考量,让人力有效率才是重点

Oracle Cloud ERP採取订阅收费制度,陈宏奕表示,目前创业家兄弟只採用了3、4个财务功能模组,在财务团队规模不大的状况下,只有10组帐号的基本方案就够用。不过,郭家齐仍认为,Oracle云端ERP收费不斐,不过,导入后不仅加速了请款流程,过去延迟提拨厂商款项的问题也获得改善,「成本不是最大考量,让团队有效率,这才是最重要的。」郭家齐表示。

郭家齐解释,旧有的台厂单机版ERP,虽然只需购买授权,「但主要成本是人力」,除了要专属工程人员来维运外,效能不彰的系统,也拖累了财务部门,「加班只是为了等待系统重开。」

郭家齐认为,在2015年时,团队花了许多在解决财务系统的问题,却忽略了改善对外网站使用者体验及系统前端。而在引进ERP之后,服务进化的速度也变快许多,「系统转换虽然不会直接影响销售数字,但是会让团队心力放在正确的地方。」

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